أدلة تساعد المنشآت على تنظيم عروض الأسعار والفواتير والمدفوعات والمتأخرات وتحسين متابعة العملاء.
البرنامج المناسب ليس الأرخص أو الأكثر ازدحامًا بالمميزات؛ بل الذي يصدر أنواع الفواتير التي تحتاجها، يحسب الضريبة بدقة، يحمي بياناتك، ويوفر تقارير وتصديرًا ودعمًا واضحًا. ابدأ بمتطلبات نشاطك الفعلية ثم اختبر دورة كاملة من عرض السعر إلى الفاتورة والدفع والتقرير.
تبدأ المتابعة الجيدة من ربط كل دفعة بفاتورتها، وتسجيل تاريخ الاستحقاق، وإظهار المدفوع والمتبقي وحالة الفاتورة بوضوح. بعد ذلك تستخدم المنشأة جدول تذكير ثابتًا وتقارير أعمار الديون بدل الاعتماد على ذاكرة الموظف أو البحث في كشف البنك ومحادثات واتساب.
يمكن إرسال الفاتورة للعميل عبر واتساب كرابط آمن أو ملف PDF، لكن الأفضل أن يتم الإرسال من داخل نظام الفوترة وباستخدام قناة أعمال رسمية، مع التحقق من رقم المستلم وتسجيل وقت الإرسال وعدم كشف بيانات حساسة في نص الرسالة. واتساب وسيلة تسليم، وليس بديلًا عن حفظ الفاتورة داخل النظام.
عرض السعر وثيقة تسبق الاتفاق النهائي وتوضح ما تقترحه المنشأة من منتجات أو خدمات وأسعار وشروط ومدة صلاحية. أما الفاتورة فهي مستند يصدر لتوثيق عملية بيع أو توريد وفق الحالة الفعلية. لذلك لا يعامل عرض السعر على أنه فاتورة، ولا ينبغي إدراجه تلقائيًا ضمن المبيعات أو الضريبة قبل تحقق سبب الإصدار الصحيح.
