ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة؟
عرض السعر وثيقة تسبق الاتفاق النهائي وتوضح ما تقترحه المنشأة من منتجات أو خدمات وأسعار وشروط ومدة صلاحية. أما الفاتورة فهي مستند يصدر لتوثيق عملية بيع أو توريد وفق الحالة الفعلية. لذلك لا يعامل عرض السعر على أنه فاتورة، ولا ينبغي إدراجه تلقائيًا ضمن المبيعات أو الضريبة قبل تحقق سبب الإصدار الصحيح.
مقارنة سريعة
| العنصر | عرض السعر | الفاتورة |
|---|---|---|
| التوقيت | قبل الموافقة أو التنفيذ غالبًا | عند تحقق وقت الإصدار المرتبط بالتوريد |
| الهدف | تقديم اقتراح تجاري | توثيق عملية مالية/ضريبية |
| الحالة | مسودة، مرسل، مقبول، مرفوض، منتهي | مسودة، معتمدة، مدفوعة جزئيًا، مدفوعة، متأخرة |
| رقم المستند | تسلسل عروض مستقل | تسلسل فواتير مستقل |
| أثره في المبيعات | لا يسجل كمبيعات بمجرد إرساله | يدخل في السجلات والتقارير وفق حالته |
| التعديل | يمكن إصدار نسخة محدثة قبل القبول | بعد الإصدار تستخدم الآلية النظامية المناسبة للتصحيح |
ماذا يحتوي عرض السعر الجيد؟
- رقم العرض وتاريخه.
- اسم العميل وبيانات التواصل.
- وصف واضح للسلع أو الخدمات.
- الكميات والأسعار والخصومات.
- بيان الضريبة أو أن الأسعار شاملة/غير شاملة.
- مدة صلاحية العرض.
- جدول التسليم أو مدة التنفيذ.
- شروط الدفع.
- حدود النطاق وما لا يشمله العرض.
- طريقة الموافقة.
متى تحول العرض إلى فاتورة؟
لا تحول كل عرض مرسل تلقائيًا. المسار الأفضل:
- إعداد العرض ومراجعته.
- إرساله للعميل.
- تسجيل الموافقة أو التعديل المطلوب.
- تثبيت النسخة المقبولة.
- إنشاء الفاتورة من البنود المعتمدة عند تحقق وقت الإصدار المناسب.
- الاحتفاظ بمرجع العرض داخل الفاتورة للمتابعة الداخلية.
إذا تغيرت الكمية عند التنفيذ، يجب أن تراجع الفاتورة النهائية بدل نسخ العرض بلا تحقق.
لماذا يفيد التحويل بضغطة واحدة؟
التحويل المنضبط يقلل:
- إعادة إدخال بيانات العميل.
- أخطاء الأسعار والخصومات.
- اختلاف وصف الخدمة بين العرض والفاتورة.
- فقدان العلاقة بين المستندين.
- الوقت اللازم لإصدار الفاتورة بعد الموافقة.
لكن «ضغطة واحدة» لا تعني الاعتماد دون مراجعة؛ يجب أن تظهر مسودة الفاتورة أولًا للمستخدم.
أخطاء شائعة
- استخدام رقم عرض السعر نفسه كرقم فاتورة.
- إرسال العرض بعنوان «فاتورة» لإجبار العميل على الدفع.
- عدم تحديد هل السعر يشمل الضريبة.
- ترك العرض صالحًا إلى أجل غير محدد مع أسعار قابلة للتغير.
- تحويل عرض مرفوض أو منتهي إلى فاتورة.
- تعديل عرض مقبول دون الاحتفاظ بالنسخة التي وافق عليها العميل.
الخلاصة
عرض السعر يدير مرحلة الاتفاق، والفاتورة توثق العملية المالية. ربط المستندين داخل نظام واحد يحافظ على التسلسل ويقلل الأخطاء، بشرط وجود مراجعة قبل الاعتماد.
جرّب وندرفاتورة على بياناتك
أنشئ عرض سعر في وندرفاتورة، وعند موافقة العميل حوّله إلى مسودة فاتورة دون إعادة إدخال البنود.
ابدأ تجربتك المجانية
