ما الفرق بين الإشعار الدائن والإشعار المدين؟

يستخدم الإشعار الدائن عادة لتخفيض قيمة فاتورة سابقة أو عكس جزء منها، مثل إرجاع سلعة أو منح خصم لاحق. ويستخدم الإشعار المدين عادة لزيادة القيمة المستحقة المرتبطة بفاتورة سابقة، مثل اكتشاف مبلغ إضافي واجب الفوترة. كلاهما يجب أن يرتبط بالفاتورة الأصلية ويبين سبب التعديل.

لماذا لا تعدل الفاتورة الأصلية مباشرة؟

بعد إصدار المستند واعتماده، يجب الحفاظ على أثره وسجله. تغيير القيم القديمة بصمت يجعل التقارير والمراجعة غير موثوقة، وقد يسبب اختلافًا بين نسخة العميل ونسخة النظام. الآلية الصحيحة هي إصدار المستند النظامي المناسب الذي يوضح الفرق ويحافظ على التسلسل.

متى يستخدم الإشعار الدائن؟

أمثلة شائعة:

• أعاد العميل جزءًا من السلع.
• ألغيت خدمة بعد إصدار الفاتورة وفق المعالجة النظامية.
• منح العميل خصمًا بعد الفاتورة.
• كانت الكمية أو القيمة في الفاتورة أعلى من الصحيح.

مثال:

الفاتورة الأصلية قبل الضريبة: 1,000 ريال
قيمة الجزء المرتجع قبل الضريبة: 200 ريال
يصدر إشعار دائن بالقيمة والضريبة المرتبطتين بالجزء المرتجع

متى يستخدم الإشعار المدين؟

أمثلة شائعة:

• اكتشفت خدمة إضافية تم تقديمها ولم تدخل في الفاتورة الأصلية.
• كانت الكمية أو القيمة أقل من الصحيح.
• طبق تعديل يزيد المقابل المستحق وفق العقد والمعالجة النظامية.

لا تستخدم الإشعار المدين كوسيلة لفرض رسوم لا يدعمها العقد أو المعالجة الضريبية.

ما البيانات التي ينبغي تسجيلها؟

• نوع الإشعار.
• رقم الإشعار وتاريخه.
• مرجع الفاتورة الأصلية.
• سبب واضح ومحدد.
• البنود أو القيم التي تغيرت.
• مبلغ التعديل قبل الضريبة.
• أثر الضريبة بحسب الفئة.
• الإجمالي.
• هوية المستخدم الذي أنشأ واعتمد الإشعار.

توضح وثائق الهيئة أن الإشعارات الدائنة والمدينة جزء من منظومة الفوترة الإلكترونية. راجع المستندات الداعمة واللوائح قبل اعتماد سيناريو العمل.

ضوابط برمجية مهمة

• لا يسمح بإشعار مرتبط بفاتورة غير موجودة أو تخص منشأة أخرى.
• لا يتجاوز مجموع الإشعارات الدائنة القيمة القابلة للعكس دون مسار موافقة استثنائي.
• يعاد حساب الضريبة من البنود المتأثرة، لا من قيمة إجمالية عشوائية.
• لا يحذف الإشعار بعد اعتماده؛ يعالج بالمستند النظامي التالي عند الحاجة.
• يظهر أثر الإشعار في كشف العميل والتقارير الضريبية والرصيد.
• يخزن رد منصة فاتورة وحالة الإرسال عند انطباق المرحلة الثانية.

الخلاصة

الإشعار الدائن يخفض أثر فاتورة سابقة، والمدين يزيده في الحالات المنطبقة. أهم ما في كليهما هو الارتباط بالفاتورة الأصلية، ووضوح السبب، والحفاظ على سجل لا يمحو الماضي.