ما الحقول الأساسية في الفاتورة الإلكترونية؟

تتضمن الفاتورة الإلكترونية معلومات تعريف المستند والبائع والمشتري والتوريد والضريبة والإجماليات، مع حقول إضافية تختلف بحسب نوع الفاتورة والمرحلة والحالة الضريبية. لا توجد قائمة مختصرة واحدة تناسب كل الحالات، لكن يمكن استخدام القائمة التالية كفحص أولي قبل الرجوع إلى مواصفات الهيئة التفصيلية.

بيانات تعريف الفاتورة

• نوع المستند: فاتورة ضريبية أو مبسطة أو إشعار مرتبط.
• رقم الفاتورة أو الرقم التسلسلي وفق آلية النظام.
• تاريخ ووقت الإصدار.
• عملة الفاتورة.
• مرجع الفاتورة الأصلية عند إصدار إشعار دائن أو مدين.

بيانات البائع

• الاسم النظامي للمنشأة.
• عنوان المنشأة أو الفرع وفق المتطلب.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة عند انطباقه.
• بيانات الفرع أو وحدة الإصدار اللازمة.

يجب أن تأتي هذه البيانات من ملف منشأة مركزي، لا أن يعيد كل مستخدم كتابتها في كل فاتورة.

بيانات المشتري

تختلف التفاصيل بحسب نوع الفاتورة وطبيعة المشتري. قد تشمل:

• اسم المشتري.
• العنوان.
• الرقم الضريبي أو المعرف المطلوب عند انطباق الحالة.
• أي بيانات إضافية تتطلبها طبيعة التوريد.

أحد أهم ضوابط النظام هو عدم السماح بإصدار نوع فاتورة يتطلب بيانات مشتري كاملة بينما الحقول ناقصة.

تفاصيل السلع أو الخدمات

لكل بند في الفاتورة يراعى وجود:

• وصف واضح للسلعة أو الخدمة.
• الكمية ووحدة القياس عند الحاجة.
• سعر الوحدة.
• الخصم إن وجد.
• المبلغ الخاضع للضريبة.
• فئة ونسبة الضريبة.
• مبلغ الضريبة.
• إجمالي البند.

الوصف مثل «خدمة» فقط ضعيف للمراجعة. الأفضل «اشتراك منصة فوترة إلكترونية – الباقة الشهرية» أو وصف يحدد ما تم بيعه فعلًا.

الإجماليات

راجع على الأقل:

• مجموع البنود قبل الخصم.
• مجموع الخصومات.
• الإجمالي الخاضع للضريبة بحسب الفئات.
• إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
• الإجمالي النهائي شامل الضريبة.
• المبلغ المدفوع والمتبقي، عندما يعرض النظام معلومات الدفع، دون خلط حالة التحصيل بأصل الحساب الضريبي.

رمز QR والحقول التقنية

تطبق متطلبات QR بحسب نوع المستند والمرحلة. وفي المرحلة الثانية توجد حقول تقنية وأمنية لا يلزم أن يكتبها المستخدم يدويًا، مثل المعرفات والصيغ المنظمة وعناصر التحقق والتوقيع أو الختم بحسب الحالة. ينبغي للنظام توليدها والتحقق منها آليًا.

راجع مواصفات الفاتورة الإلكترونية لأنها المرجع التقني، ولا تحول هذه المقالة إلى بديل عنها.

قائمة تحقق قبل الاعتماد

• نوع الفاتورة يناسب العميل والعملية.
• بيانات البائع والفرع صحيحة.
• بيانات المشتري المطلوبة مكتملة.
• وصف كل بند مفهوم.
• الخصم مطبق في الموضع الصحيح.
• فئة الضريبة ونسبتها صحيحتان.
• مجموع البنود يطابق الإجمالي قبل الضريبة.
• مجموع الضريبة يطابق تفاصيل البنود.
• الإجمالي النهائي صحيح.
• QR قابل للقراءة عند انطباقه.
• لا توجد مسودة أو نسخة قديمة أرسلت بالخطأ.

الخلاصة

أفضل طريقة لتقليل أخطاء الفاتورة هي جعل النظام يطلب الحقول المناسبة بناءً على النوع، ثم يجري تحققًا قبل الاعتماد. لا تجعل الموظف يتذكر المتطلبات من تلقاء نفسه في كل عملية.